¿Qué es SICOM?

Es el Sistema de Información de la Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo del Ministerio de Minas y Energía, el cual integra a los agentes de la cadena a nivel nacional en un solo sistema de información y mediante el cual se organiza, controla y sistematiza la comercialización, distribución, transporte y almacenamiento de combustibles líquidos derivados del petróleo, alcohol carburante y biodiesel.

Algo de Historia

SICOM fue creado por la LEY 1151 de 2007, Artículo 61 dentro del Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010:

“Artículo 61. Sistema de Información Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo. En este sistema se deben registrar todos los agentes que hagan parte de la cadena, como requisito para obtener el permiso de operación.

El Ministerio de Minas y Energía fijará los procedimientos, términos y condiciones para la puesta en marcha del sistema, así como el otorgamiento, renovación y cancelación del permiso a que se refiere el presente artículo.

Parágrafo. La Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo es la definida con exactitud en la Ley 812 de 2003”.

Módulos de SICOM

SICOM cuenta con tres módulos principales, los cuales permitirán el registro de los datos generales del agente de la cadena, el registro de la declaración de información y los pedidos de combustibles a su proveedor.

Datos Generales

El módulo de datos generales permitirá el registro de información relevante para el inicio de las operaciones del agente en el sistema, las secciones que se muestran son:

  • Datos Generales: En esta sección el agente deberá ingresar información como el número de NIT, nombre comercial, razón social, dirección de la instalación en caso de la EDS y los Grandes Consumidores, dirección de oficina para el resto de agentes, datos de los contactos, datos de los vehículos que opera (esta opción no aplica a EDS de zona de frontera), etc.

  • Acuerdo de compra: En esta sección el agente debería ingresar el proveedor de acuerdo a la normatividad, ejemplo las EDS Automotriz solo podrán tener un acuerdo de comprar con el distribuidor mayorista.

  • Documentos: En esta sección el agente deberá ingresar los datos de los documentos exigidos por el MME, como son la resolución de entrada en operación, el certificado de conformidad, entre otros.

  • Productos: En esta sección el agente deberá seleccionar los productos para las operaciones en el sistema, los productos se configuran de acuerdo al tipo de agente.

  • Datos de Planta: En esta sección el agente deberá ingresar los datos de las plantas de abastecimiento que posee. Esto aplica sólo para la EDS de Aviación, Distribuidores Mayoristas, Distribuidores Mayoristas de Quemadores Industriales, Productores, Refinadores e Importadores.

Declaración de Información

EL módulo de declaración de información permitiría el registro de información de los reportes de ley definidos en el Decreto 4299. Este módulo cuenta con dos secciones los cuales son:

Consolidado 2006–2008: En esta sección el agente deberá ingresar la información de las compras (o recibos) y ventas (o despachos) realizados desde enero del 2006 a diciembre del 2008, indicando la planta y proveedor.

Declaración de Información: En esta sección el agente deberá ingresar la información solicitada en los FORMATOS del DECRETO 4299 de la UPME desde enero del 2009 hasta el mes anterior del presente año, luego todos los agentes tienen la obligación de registrar la información del periodo anterior (mes anterior) los primeros quince días (15) del mes en curso.

La Declaración de Información solicitará la siguiente información de acuerdo con el tipo de agente.

  1. Inventario: El agente deberá ingresar los inventarios de los productos del periodo que está declarando como son inventario inicial, recibos, despachos, consumos, ganancias, pérdidas, evaporación, inventario final, etc.

  2. Recibos: El agente deberá ingresar los volúmenes totales recibidos durante el periodo que está declarando por producto y por planta de abastecimiento.

  3. Despachos: El agente deberá ingresar los volúmenes totales despachados por producto y por cliente. Esto no aplica para la EDS ni para el Gran Consumidor.

  4. Uso del Combustible: El agente deberá ingresar los volúmenes totales consumidores y el uso que le dio al combustible como son generación eléctrica, carburante, etc.

Órdenes de Pedido

El módulo de órdenes de pedido es el módulo principal del sistema. Allí, el agente realizará el registro de sus pedidos a su proveedor. Antes de que el agente pueda realizar operaciones en este módulo, el sistema validará que haya completado la información solicitada por los módulos de datos generales y declaración de información.

El módulo cuenta con las siguientes opciones:

Generación de órdenes de pedido, aceptación de órdenes de pedido, despacho de órdenes de pedido, cierre de órdenes de pedido y consulta de órdenes de pedido.

a. Generación:
En esta opción el agente comprador podrá registrar órdenes de pedido a su proveedor, en la cual indicarán la planta, el producto, el volumen y el vehículo para el transporte del combustible. Luego del registro el sistema generará el código de Autorización de la orden de pedido, el cual es el identificador de la orden y el estado será SOLICITADA:

Actualmente existen cuatro (4) modalidades de órdenes de pedido los cuales son:

  • Ordenes simples
  • Ordenes programadas
  • Ordenes Múltiples
  • Ordenes Anticipadas
b.    Aceptación:
En esta opción el agente proveedor podrá procesar solo las órdenes que se encuentra en estado SOLICITADA, para ellos podrá aceptar o rechazar la orden de pedido (la orden cambiará a estado ACEPTADA o RACHAZADA). En caso de que acepte el pedido deberán ingresar el volumen aceptado y en caso de que rechace el pedido deberá ingresar el motivo del rechazo.
c.    Despacho:
Esta opción estará habilitada SOLO para las plantas de abastecimiento, en ella podrá despachar o rechazar la orden de pedido (la orden cambiará a estado DESPACHADA o RECHAZADA). En caso de que despachen el pedido deberán ingresar el volumen despachado y en caso rechace el pedido deberá ingresar el motivo del rechazo.
d.    Cierre:
En esta opción el agente comprador podrá procesar las órdenes en estado SOLICITADA para realizar la ANULACIÓN del pedido y en caso de que la orden se encuentre en estado DESPACHADA podrá cerrar o rechazar la orden de pedido (la orden cambiará a estado CERRADA o RECHAZADA). En caso de que cierre el pedido deberá ingresar el volumen recibido y el número de la guía única de transporte y en caso rechace el pedido deberá ingresar el motivo del rechazo.

 

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